Gmailから領収書だけを集める方法

ステップ1：領収書メールを探す

下の検索例をコピーして Gmail の検索ボックスに貼り付け、Enter を押します。結果を見ながら語を足したり外したりして調整してください。

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   日本語の領収書キーワードで広く探す

   「ご注文」「お支払い」まで含めた基本の検索例です。プロモーションに分類されたメールは外しています。結果が多すぎる場合は、ご注文とお支払いを消して検索し直してください。

   (領収書 OR 請求書 OR ご注文 OR 注文確認 OR 決済完了 OR お支払い OR 利用明細 OR receipt OR invoice) -category:promotionsコピー
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   Gmailの購入カテゴリで探す

   Gmail が購入関連として分類したメールだけを表示します。分類は Gmail が行うため漏れることもあるので、上の検索とは別に確認すると安心です。

   category:purchasesコピー
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   PDFが添付されたメールだけを探す

   請求書や領収書をPDFで送ってくる取引先を探すときに使います。添付ファイルの名前や形式に pdf を含むメールだけが表示されます。

   has:attachment filename:pdf (領収書 OR 請求書 OR 適格請求書 OR 納品書 OR receipt OR invoice)コピー
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   1年分だけに絞る

   2025年分を探す例です。日付は YYYY/MM/DD の形で書きます。2025年が漏れなく入るよう前後1日ずつ広く取っているので、2024年12月31日や2026年1月1日のメールが混ざったら日付を見て外してください。確定申告の準備で1年分をまとめるときに便利です。

   (領収書 OR 請求書 OR 決済完了 OR 利用明細 OR receipt OR invoice) after:2024/12/31 before:2026/01/01コピー

   直近1年など今からさかのぼって探すときは、after: の代わりに newer_than:1y も使えます。

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   よく使うサービスから探す

   from: の後に送信者の名前やメールアドレスの一部を入れます。例は Amazon、Apple、Google から届いたメールのうち、注文や支払いに関する語を含むものだけを探します。よく使う通販サイトやカード会社に置き換えてください。

   (from:amazon OR from:apple OR from:google) (領収書 OR 注文 OR 請求 OR 支払 OR receipt)コピー

ステップ2：見つけたメールにラベルを付ける

ラベルを付けておくと、あとでまとめて見直したり、そのラベルだけを書き出したりできます。ラベル名はメールガイドと同じ Receipts にします。

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   Receipts ラベルを作る

   左側の「ラベル」の横にある「新しいラベルを作成」アイコンを押し、名前に Receipts と入力して「作成」を押します。

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   検索結果をすべて選ぶ

   ステップ1の検索例で検索したあと、上のチェックボックスを押します。これだけでは表示中のメールしか選ばれないため、続けて表示されるお知らせのリンクを押し、検索結果に一致するスレッドをすべて選択します。

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   Receipts ラベルを付ける

   上部のラベル アイコンを押して Receipts を選びます。選んだメールすべてにラベルが付きます。

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   ラベルの付いていない領収書を確認する

   検索語を変えながらラベルを付けたら、最後にラベルが漏れているメールだけをもう一度確認します。

   (領収書 OR 請求書 OR ご注文 OR 決済完了 OR 利用明細 OR receipt OR invoice) -label:Receiptsコピー

ステップ3：これから届く領収書を自動で集める

これまでのメールにはステップ2で直接ラベルを付けたので、フィルタは新しく届くメールを担当します。1つのフィルタで Receipts ラベルを付け、Paidwhere を使うなら同じメールを Paidwhere のアドレスへ転送します。

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   Paidwhere のアドレスを転送先に登録する（Paidwhere を使う場合）

   Paidwhere アプリの設定 › メール転送か、paidwhere.com のアカウントページで自分のアドレス（receipts-…@in.paidwhere.com）をコピーします。Gmail 右上の設定 → 「すべての設定を表示」 → 「メール転送と POP/IMAP」タブで「転送先アドレスを追加」を押し、アドレスを貼り付けて「次へ」→「続行」を押します。Gmail が送る確認コードは Paidwhere アプリとアカウントページにすぐ表示されるので、そのコードを入れて「確認」を押します。

   mail.google.com/mail/u/0

   このタブの「転送を無効にする」はそのままにしてください。有効にするとすべてのメールが転送されます。領収書だけを送るのは下のフィルタの役目です。

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   検索オプションを開く

   検索ボックスの「検索オプションを表示」アイコンを押し、検索条件に下の検索例を入れて「検索」を押し、狙ったメールが出るか確かめます。フィルタは自動でラベルを付けるので、「ご注文」のような広い語は外しています。

   (領収書 OR 請求書 OR 適格請求書 OR 決済完了 OR 利用明細 OR receipt OR invoice) -category:promotionsコピー
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   フィルタを作成する

   検索ウィンドウ下部の「フィルタを作成」を押し、フィルタの動作として「ラベルを付ける」にチェックを入れて Receipts を選びます。Paidwhere を使うなら「次のアドレスに転送する」にもチェックを入れ、Paidwhere のアドレスを選びます。もう一度「フィルタを作成」を押すと保存されます。

   あとで直したり削除したりするときは、設定 → 「すべての設定を表示」 → 「フィルタとブロック中のアドレス」を開きます。

ステップ4：ファイルとして書き出す

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   Receipts ラベルだけを Google データ エクスポートで受け取る

   Google データ エクスポートでメールだけを選び、含めるメールを Receipts ラベルだけにして ZIP で書き出します。画面ごとの手順は Paidwhere のメールガイド（/ja/guide/email）にまとめています。

   takeout.google.com

   書き出したファイルは約7日で期限が切れ、同じファイルのダウンロードは5回までです。

すぐ使える Gmail の検索演算子

日本の領収書メールによく出てくる語

送信元によって言い回しが違うため、1つの語ではすべてを拾えません。下の語を OR でつないで、検索例に足したり外したりしてみてください。

• 通販・決済：領収書、ご注文、注文確認、ご購入、決済完了、お支払い
• カード会社・公共料金・サブスクリプション：利用明細、ご利用金額、請求書、ご請求、更新のお知らせ
• 取引先からの書類：請求書、適格請求書、納品書、見積書
• 海外サービス：receipt、invoice、payment、order confirmation

PDFがなく本文にだけある領収書

領収書をPDFで添付せず、メール本文に注文内容だけを載せて送るサービスもあります。has:attachment を付けるとそうしたメールが漏れるので、最初は添付の条件なしで探し、PDFが必要なときだけ付けてください。Google データ エクスポートで書き出せば本文もそのまま含まれます。

サイトにログインして領収書を発行する形式のサービスでは、メールには通知だけが届くこともあります。その場合は各サービスの注文履歴から領収書を受け取ってください。

メールで受け取った領収書の保存について（電子帳簿保存法）

国税庁の案内（令和6年1月以降用）では、申告所得税・法人税に関して帳簿・書類を保存する義務のある方が、注文書・領収書・請求書などに相当する電子データをやりとりした場合、そのデータ（電子取引データ）を保存しなければならないとされています。メールで受け取った領収書や請求書もこれに当たり得ます。

同じ案内では、改ざん防止のための措置をとること、「日付・金額・取引先」で検索できるようにすることなどが求められており、保存するファイル形式は問わず、PDFに変換したものやスクリーンショットでもよいとされています。どの方法で要件を満たすかは事業の状況によって異なるため、具体的な対応は税理士に相談してください。

期間を区切って書き出すならラベルで

Google のヘルプによると、Gmail は期間を指定した書き出しに対応していません。そのため、日付で検索したメールに Receipts-2025 のようなラベルを付け、データ エクスポートでそのラベルだけを選ぶ方法で期間を区切ります。

書き出したファイルには、メールごとに付いていたラベルが X-Gmail-Labels ヘッダーとして残ります。

よくある質問

検索結果に広告メールがたくさん混ざります。

「ご注文」「お支払い」のような広い語を外し、領収書、請求書、利用明細のような絞り込める語だけを残してください。-category:promotions を付けるとプロモーションに分類されたメールを除外できます。支払い先が決まっているなら、from: で送信元を指定するのがいちばん確実です。

迷惑メールやゴミ箱にある領収書も探せますか。

検索語の前に in:anywhere を付けると、迷惑メールとゴミ箱も含めて検索します。たとえば in:anywhere (領収書 OR 請求書) のように使います。

2025年分の領収書だけを書き出せますか。

Gmail の書き出しは期間の指定に対応していません。after:2024/12/31 before:2026/01/01 で検索した結果に Receipts-2025 のようなラベルを付け、Google データ エクスポートのメールの項目でそのラベルだけを選んでください。

作ったフィルタを直すには。

Gmail 右上の設定から「すべての設定を表示」を開き、「フィルタとブロック中のアドレス」で対象のフィルタの「編集」または「削除」を押します。

PDFが添付されていない領収書はどう集めますか。

has:attachment を外して検索し、本文に領収書があるメールにもラベルを付けてください。データ エクスポートで書き出せば本文も含まれます。サイト上で発行する形式の領収書は、各サービスの注文履歴から受け取る必要があります。